Ресепшионист
Регистрация звонков о нежелательных явлениях;
Встреча гостей и посетителей, приготовление к приему иностранных и местных посетителей, включая оказание визовой поддержки, бронирование отелей;
Создание запроса на РО, обработка и подача документов на оплату, своевременное предоставление закрывающих документов в Финансовый департамент, ежемесячная отчетность и сверка реестров по административному Загрузка договоров/приложений/доп.соглашений в EPOS/CLM административного Контролировать своевременное предоставление новым сотрудникам рабочего места и необходимого оборудования (канцелярские принадлежности) и проводить инструктаж новым сотрудникам в рамках своей зоны ответственности;
Предоставление сотрудникам корпоративной мобильной связи (выдача и замена СИМ-карт, подключение/вывод номеров к/из корпоративной группы, подключение/отключение услуг роуминга, взаимодействие с провайдером мобильной связи); Планирование потребностей офиса, анализ запасов и потребностей в целях поддержания достаточного количества материалов. Предоставлять своевременно информацию о количестве необходимых ресурсов (чай, кофе, канцелярские принадлежности);
Закуп канцтоваров, продуктов питания, хозтоваров и других потребностей офиса. Обеспечение бесперебойной работы офиса, включая своевременную замену и ремонт осветительных приборов, сантехники, бытовых приборов и техники, и другого офисного оборудования;
Самостоятельно следить за порядком в офисе и в случае необходимости решение вопроса и устранение проблемы;
Контактировать с представителями Арендодателя касательно эксплуатации офисного помещения;
Заказ такси для сотрудников, гостей и посетителей;
Заказ визиток;
Дополнительные процессы;
Проверка запроса на командировку сотрудников на соответствие T&E политики и авторизация выкупа агентству;
Проведение индакшн тренинга для новых сотрудников по админ процессам и по структуре отдела;
Контроль работы водителя компании;
Админ провайдеры - на сегодня ок. 20 провайдеров;
Выступать контактным лицом во всех вопросах с провайдерами
Административного отдела;
Ведение и обновление всех контрактов с провайдерами услуг административного отдела
Проведение тендеров для провайдеров и любых изменений в статусе текущих поставщиков админ отдела;
Проведение и мониторинг ТРО, закрытие красных флагов, взаимодействие с глобальной командой по админ провайдерам;
Взаимодействие со специалистом компании и оказание поддержки в случае необходимости по всем запросам по офису;
Предоставление коммуникаций с сотрудникам по админ отделу;
Полноценное проведение ежегодной инвентаризации по мебели;
Организация внутернних мероприятия;
Подготовка брифа в агентство;
Согласование бюджета с держателем бюджета и с утверждающими, согласно политики по мероприятиям;
Регистрация мероприятия в Cvent и внесение отчета по расходам (в случае необходимости), согласно политики по мероприятиям;
Создание запросов на заявки на мероприятия (РО) Организация мероприятий под ключ (разработка концепций, наполнения и прочее);
Контроль бюджетов и лимитов в период проведения мероприятий;
Обработка счетов и выпуск приказов;